Informe preliminar

Diagnóstico Preliminar de Control Operacional y Trazabilidad de Mercancías

Fortalecimiento del control de inventarios, alistamiento, despacho, transporte y entrega.

JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S.

Dirigido a:: Sr. Jaime – Gerencia / Propietario
Fecha de visita:: 28 de julio de 2026
Fecha de elaboración:: Septiembre de 2026

Análisis elaborado a partir de la visita realizada a las instalaciones y de la información suministrada durante la revisión de la operación.

Ver diagnóstico

Alcance

Sobre este diagnóstico

Como resultado de la visita realizada el 28 de julio de 2026, se efectuó una revisión general del funcionamiento de la operación relacionada con recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, cargue de vehículos, transporte y entrega de mercancías.

Durante la visita, la Gerencia manifestó situaciones relacionadas con:

Diferencias de inventario
Faltantes reportados por clientes
Posibles salidas de cantidades superiores a las facturadas o solicitadas
Especial afectación en chapas y cerraduras

Nota importante sobre el enfoque

Este diagnóstico no busca atribuir responsabilidades individuales ni asumir que todas las diferencias corresponden necesariamente a hurtos.

Una pérdida también puede originarse en

Recepción incompleta de proveedores
Errores de inventario
Confusión entre referencias
Errores de alistamiento
Cantidades incorrectas cargadas
Problemas durante transporte
Errores durante entrega
Devoluciones no registradas
Movimientos internos no registrados
Sustracción interna
Sustracción externa
Errores en reclamaciones

Objetivo

Crear una operación en la que cualquier diferencia pueda ser detectada, localizada y reconstruida mediante evidencia.

Panorama general de la operación

Información recopilada durante la visita y suministrada por la Gerencia.

Bodega

≈ 100 m × 36 m

Dimensiones aproximadas informadas

Referencias

≈ 300 referencias

Metales, chapas y cerraduras

Vehículos propios

8 vehículos

Tripulación

1 conductor + 2 asistentes

Por vehículo

Personal auxiliar

≈ 32 auxiliares

Puentes grúa

2 equipos de 5 t

Cada equipo cuenta con operador propio y participa en movimientos de recepción y despacho.

Inventario físico

Periodicidad mensual

Sistema administrativo

Siigo

Facturación e inventario

GPS

Disponible

Los vehículos propios cuentan con GPS

Aviso exterior de JV Hierros y Estructuras S.A.S.

Contexto empresarial

Referencia de las instalaciones de JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S. utilizada para contextualizar el diagnóstico.

La empresa ya cuenta con capacidades importantes

El diagnóstico no parte de una operación sin controles. JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S. ya dispone de recursos humanos, administrativos y tecnológicos que pueden convertirse en una base sólida para fortalecer la trazabilidad.

Siigo
Facturación e inventario administrativo ya digitalizados.
Vehículos propios con GPS
Ocho vehículos propios cuentan con capacidad de seguimiento.
Videovigilancia existente
La empresa ya dispone de cámaras de seguridad, actualmente orientadas principalmente al perímetro.
Puentes grúa
Dos equipos de 5 toneladas, cada uno con operador propio, participan en recepción y despacho.
Continuidad administrativa
Cuando el propietario no se encuentra, puede quedar a cargo su hermana, con aproximadamente 25 años de vinculación, o la coordinadora de planta, con aproximadamente 6 años.
Detección rápida de reclamaciones
Los clientes generalmente reportan los faltantes al momento de recibir la mercancía, lo que reduce la ventana temporal para investigar una diferencia.

La propuesta busca aprovechar mejor recursos que la empresa ya posee, no reemplazarlos innecesariamente.

Hallazgo principal

El principal problema no es la ausencia de controles

La empresa ya dispone de una base de control significativa.

La empresa cuenta con control administrativo de facturación e inventario mediante Siigo; la principal oportunidad de mejora se encuentra en fortalecer la trazabilidad de lo que ocurre físicamente con la mercancía durante recepción, almacenamiento, alistamiento, cargue, transporte y entrega.

Inventario
Alistamiento
Verificación
Cargue
Transporte
Entrega

Ante un faltante actualmente puede resultar difícil determinar

Si realmente ingresó la mercancía
Quién la tomó
Quién contó
Quién verificó
Quién cargó
Quién recibió custodia
Qué ocurrió durante el transporte
Qué recibió finalmente el cliente

Un ejemplo especialmente relevante

La Gerencia indicó que en algunas ocasiones el propio propietario ha acompañado o supervisado personalmente un despacho y considera que la mercancía salió completa; sin embargo, posteriormente el cliente reporta un faltante al momento de recibirla.

Esto demuestra por qué la supervisión visual, incluso realizada directamente por la Gerencia, no sustituye una cadena documentada de trazabilidad.

El objetivo debe ser poder determinar mediante registros y evidencia qué fue preparado, verificado, cargado, transferido al vehículo y finalmente recibido por el cliente.

Modelo de control

Las seis barreras de control propuestas

01
Recepción
Verificar qué ingresa realmente desde proveedores.
02
Custodia
Controlar dónde se almacena y quién puede acceder.
03
Alistamiento
Registrar quién prepara cada pedido.
04
Verificación
Confirmar independientemente cantidades y referencias.
05
Transporte
Registrar formalmente quién recibe la mercancía.
06
Entrega
Confirmar qué recibió el cliente.

No se trata únicamente de identificar quién puede generar una pérdida. Se trata de diseñar una operación en la que una diferencia difícilmente pueda atravesar todo el proceso sin ser detectada y sin dejar evidencia.

Cinco prioridades para comenzar

Si la empresa decidiera iniciar mejoras operacionales sin implementar todavía una solución tecnológica, estas serían las cinco intervenciones prioritarias.

Control de chapas y cerraduras

Convertir el cuarto actual en una zona realmente restringida: puerta normalmente cerrada, ventanilla de entrega, registro de cada salida y mayor frecuencia de conteo.

Separación entre preparación y verificación

Quien prepara un pedido no debería ser su único punto de control. Incorporar una validación independiente antes de liberar el despacho.

Control de entrada y salida

La trazabilidad debe comenzar con la mercancía recibida de proveedores y terminar únicamente cuando el cliente confirma la recepción.

Puntos controlados de cargue

Definir uno o varios puntos de cargue claramente identificados, procurando aprovechar la cobertura operativa de los puentes grúa y evitando que el vehículo tenga que desplazarse libremente entre diferentes zonas de inventario.

Registrar cada diferencia

Convertir reclamos, faltantes, sobrantes y ajustes en información estructurada que permita identificar patrones por producto, vehículo, ruta, trabajador, cliente, fecha y etapa del proceso.

Ver diagnóstico detallado

Matriz de análisis

Vulnerabilidades y oportunidades de mejora

Cada ficha diferencia la situación identificada o por validar, el riesgo u oportunidad y la recomendación. Seleccione una tarjeta para ver el detalle completo.

Situación identificada
Las mismas personas pueden participar en el alistamiento, cargue, transporte, descarga y entrega de un mismo pedido.
Riesgo
Cuando el mismo grupo interviene en varias etapas consecutivas resulta más difícil determinar en cuál de ellas se produjo una diferencia.
Recomendación
Separar funcionalmente alistamiento y verificación.
Formalizar el momento en que el conductor recibe la custodia.
Evitar que el equipo que transportará la mercancía sea el único responsable de validar lo que recibe.
Beneficio esperado
Mejora la capacidad de acotar la etapa donde pudo originarse una discrepancia y establece responsabilidades más claras.
Situación identificada
Durante la visita no se confirmó la existencia de un segundo control independiente y documentado que valide cantidades y referencias antes de liberar cada despacho.
Riesgo
Si el alistamiento no cuenta con una validación independiente, un error o una cantidad incorrecta puede avanzar hasta el cargue y la entrega.
Recomendación
Validación por persona diferente al alistador.
Aplicar conteo ciego en referencias de mayor riesgo.
Bloquear temporalmente el despacho ante diferencias.
Beneficio esperado
Detectar discrepancias antes de que la mercancía abandone la bodega.
Ejemplo de conteo ciego
- Pedido esperado: 80 unidades.
- El verificador inicialmente no visualiza 80.
- Registra lo observado.
- Si registra 80: COINCIDE
- Si registra 82: DIFERENCIA — REVISIÓN REQUERIDA
Situación identificada
Las chapas y cerraduras son entregadas por una persona desde un cuarto ubicado al fondo. Debido a que actualmente no existe una ventanilla de entrega, la puerta permanece abierta durante la operación y puede quedar vulnerable cuando el responsable se ausenta.
Riesgo
Permite acceso de otras personas a productos que la Gerencia ha identificado entre los de mayor incidencia de pérdida.
Recomendación
Puerta normalmente cerrada.
Ventanilla de entrega.
Acceso únicamente a personal autorizado.
Cámara orientada a la entrega.
Estanterías identificadas.
Registro de cada salida.
Conteos cíclicos frecuentes.
Beneficio esperado
Reducir accesos innecesarios y disponer de trazabilidad sobre las salidas de estos productos.
Situación identificada
Durante la visita no se identificó una zona exclusiva donde productos manipulables ya separados para un pedido permanezcan claramente diferenciados del inventario disponible antes del cargue.
Riesgo
Mercancía ya preparada puede mezclarse con otros movimientos o ser difícil de identificar como perteneciente a un despacho concreto.
Recomendación
Crear posiciones de predespacho identificadas: PD-01, PD-02 y PD-03.
Asociar temporalmente cada posición a un único despacho.
Beneficio esperado
Diferenciar claramente mercancía disponible de mercancía ya comprometida con un pedido.
Aclaración importante: El predespacho no debe obligar a realizar movimientos innecesarios de metales pesados. Para estos productos puede realizarse la verificación en su ubicación antes del cargue directo con puente grúa.
Situación identificada
La operación puede manejar cientos o miles de unidades de diferentes referencias dentro de un mismo vehículo.
Riesgo
Pretender realizar un nuevo conteo cuando la mercancía ya está organizada dentro del camión puede retrasar la salida, generar errores, resultar físicamente difícil y duplicar trabajo.
Recomendación
Realizar la verificación antes del cargue.
Cuando existan paquetes o presentaciones estandarizadas, utilizar: número de paquetes + unidades sueltas.
Beneficio esperado
Aumentar control sin convertir la salida del vehículo en un cuello de botella.
Ejemplo ilustrativo
- 19 paquetes × 50 = 950
- + 37 unidades sueltas
- = 987 unidades
La existencia y composición estándar de estos paquetes debe validarse con la empresa antes de adoptar este método.
Situación identificada
Durante la visita no se profundizó en el procedimiento utilizado para comprobar físicamente cantidades y referencias recibidas de proveedores antes de incorporarlas al inventario.
Riesgo
Una diferencia puede originarse desde la recepción y ser detectada posteriormente como si se hubiera producido dentro de la operación.
Recomendación
Registrar cualquier diferencia antes de incorporar el producto al inventario disponible.
1. Proveedor
2. Zona de recepción
3. Verificación
4. Aceptación
5. Registro
6. Almacenamiento
EJEMPLO ILUSTRATIVO
- Documento proveedor: 1.000 unidades.
- Cantidad física: 980.
- Si se registraran 1.000 sin haber detectado la diferencia, el inventario comenzaría con un desfase de 20 unidades.
Situación identificada
La Gerencia informó que se realiza inventario físico mensualmente.
Riesgo
Cuando una diferencia se detecta varias operaciones después de haberse originado, resulta más difícil relacionarla con un evento concreto.
Recomendación
Mantener el inventario general y complementarlo con conteos cíclicos según riesgo.
Categoría A: chapas, cerraduras, productos de mayor valor o mayor incidencia.
Categoría B: referencias de alta rotación.
Categoría C: referencias de menor riesgo.
Beneficio esperado
Reducir el intervalo entre la aparición de una diferencia y su detección.
Situación identificada
La Gerencia informó que los productos se identifican principalmente mediante nombre o descripción.
Riesgo
Referencias similares pueden generar confusiones en alistamiento, conteo, registro, reclamaciones y análisis posterior.
Recomendación
Crear códigos internos como MET-001, MET-002, CHA-001 y CER-001.
No colocar necesariamente códigos individuales en cada varilla.
Beneficio esperado
Utilizar una identificación uniforme durante toda la cadena.
Situación identificada
Cuando ingresa mercancía de proveedores, esta puede almacenarse en diferentes espacios según la disponibilidad existente.
Riesgo
El cambio permanente de ubicación dificulta localizar referencias y distinguir rápidamente entre mercancía desplazada y una diferencia real.
Recomendación
Crear ubicaciones identificadas: A01, A02, A03; B01, B02, B03; C01, C02, C03.
Registrar cada cambio de ubicación.
Beneficio esperado
Puede existir almacenamiento dinámico siempre que exista ubicación trazable.
Situación identificada
Existe una planilla de remisión y entrega en la que firma el conductor. No se validó durante la visita si esta planilla identifica individualmente a todas las personas que intervinieron en las etapas previas.
Riesgo
La firma del conductor confirma una parte del proceso, pero puede resultar insuficiente para reconstruir todo el despacho.
Recomendación
Registrar pedido, cliente y fecha.
Registrar vehículo, placa, conductor y auxiliares.
Registrar alistador, verificador y responsable de liberación.
Registrar hora de inicio de cargue y hora de salida.
Registrar referencias, cantidades y novedades.
Registrar persona que recibe y confirmación de entrega.
Situación identificada
La empresa dispone de cámaras, pero actualmente no existe un registro visual específico asociado a cada pedido despachado.
Riesgo
Cuando aparece una reclamación, la empresa puede tener dificultades para demostrar visualmente cómo estaba constituido el despacho antes de salir.
Recomendación
Crear un expediente por despacho que pueda incluir fotografías del despacho y de productos manipulables.
Incluir evidencia de cajas o contenedores, placa, punto de cargue, fecha, hora y persona que realizó la evidencia.
Beneficio esperado
Aumentar la capacidad de reconstrucción ante reclamaciones.
La fotografía complementa la verificación; no reemplaza el conteo.
Situación identificada
La Gerencia informó que los reclamos por faltantes suelen recibirse inmediatamente cuando el cliente recibe la mercancía. No se validó durante la visita si estos casos se consolidan posteriormente en una base estructurada para análisis.
Oportunidad
El hecho de recibir la reclamación inmediatamente reduce la ventana temporal y puede facilitar la investigación.
Recomendación
Cada diferencia debe convertirse en un incidente.
Relacionar vehículo, conductor, auxiliares, alistador, verificador, ruta, fecha, hora y cliente.
Ejemplo · NOV-00042
- Pedido: 009481
- Cliente: Ferretería ABC
- Referencia: MET-031
- Registrado como despachado: 50
- Reportado recibido: 45
- Diferencia: -5
Un patrón permite orientar una revisión, pero por sí solo no demuestra responsabilidad individual.
Situación identificada
La Gerencia informó que la instalación cuenta principalmente con cámaras perimetrales y no con cobertura específica sobre cada producto.
Riesgo
La cobertura actual puede ser insuficiente para documentar determinados puntos internos donde cambia la custodia de la mercancía.
Recomendación
No instalar una cámara por referencia.
Priorizar recepción, cuarto de chapas y cerraduras, predespacho, puntos de cargue, entrada, salida y corredores críticos.
Beneficio esperado
Poder relacionar: Pedido + hora + ubicación + video.
Situación identificada
La empresa no dispone de una zona específica de almuerzo y el personal puede permanecer en diferentes áreas durante los descansos.
Riesgo
Dificulta diferenciar la presencia operacional de la presencia no relacionada con una tarea específica dentro de sectores donde existe mercancía.
Recomendación
Crear una zona definida para descanso, alimentación y permanencia durante pausas.
Mantener las áreas de inventario y despacho para personal que esté desarrollando una actividad operacional.
Beneficio esperado
Reducir circulación innecesaria dentro de áreas con mercancía y facilitar la delimitación de accesos.
Situación identificada
Los corredores laterales se utilizan, entre otros fines, para circulación, espera, almacenamiento eventual y parqueo de motocicletas del personal.
Riesgo
Mezcla tránsito de camiones, circulación peatonal, vehículos particulares y mercancía. Esto reduce la delimitación entre áreas operativas y aumenta riesgos de seguridad y orden.
Recomendación
Crear un parqueadero de motos claramente delimitado y separado de las áreas de almacenamiento y cargue.
Beneficio esperado
Separar la movilidad particular de la operación logística y mejorar el orden y la seguridad del área.
Situación identificada
La bodega tiene aproximadamente 100 metros de fondo por 36 metros de ancho y corredores laterales de aproximadamente 5 a 6 metros que actualmente tienen usos mixtos.
Riesgo
La mezcla de espera, circulación, mercancía y vehículos puede generar interferencias, maniobras innecesarias, pérdida de espacio y dificultad para establecer puntos claros de control.
Recomendación
Evaluar la definición de áreas de ingreso, espera, recepción, cargue, liberación y salida, reduciendo recorridos innecesarios de los vehículos dentro de las zonas de inventario.
Beneficio esperado
Reducir interferencias y establecer puntos claramente identificables para ingreso, espera, cargue y salida.
Los vehículos no deberían recorrer libremente el inventario recogiendo referencias en diferentes puntos.
Situación identificada
La bodega queda completamente sola durante la noche y en algunos sectores existe separación con empresas vecinas mediante una malla de aproximadamente 2,5 metros de altura.
Riesgo
Existe exposición fuera del horario operativo que debe evaluarse independientemente de la confianza existente con empresas vecinas.
Recomendación
Evaluar iluminación, sensores, alarma, analítica de video y alertas remotas.
Evaluar reforzamiento de puntos vulnerables y especial protección del cuarto de chapas/cerraduras.
Beneficio esperado
Fortalecer la capacidad de detección y respuesta ante eventos fuera del horario operativo.
La necesidad de vigilancia física permanente debería definirse únicamente después de evaluar el nivel de riesgo y la efectividad de los controles electrónicos y físicos existentes.
Situación identificada
Los vehículos propios cuentan con GPS. Durante la visita no se profundizó en el uso que actualmente se hace de esta información para control de rutas o investigación de novedades.
Recomendación
Utilizar la información disponible, cuando técnicamente sea posible, para reconstruir: Salida → Cliente A → Cliente B → Cliente C → Retorno.
Analizar paradas extraordinarias, desviaciones significativas, secuencia de entregas y permanencias inusuales.
Beneficio esperado
Aportar información objetiva para reconstruir recorridos y apoyar investigaciones de novedades.
Debido al tráfico y a los tiempos variables de recepción de las ferreterías, no se recomienda utilizar tiempos rígidos de entrega como único criterio de evaluación.
Situación identificada
La Gerencia informó que se han realizado diferentes cambios de conductores y asistentes y que actualmente son pocos los trabajadores antiguos en estos cargos.
Riesgo
Los cambios de personal aumentan la importancia de que el control dependa del procedimiento y no exclusivamente de la experiencia individual.
Recomendación
Procedimientos documentados.
Inducción.
Responsabilidades por rol.
Registros.
Permisos definidos.
Capacitación ante cambios de cargo.
Beneficio esperado
Mantener el mismo estándar de control aunque cambien las personas que ejecutan la operación.
Situación identificada
La Gerencia informó la siguiente distribución aproximada: 26 auxiliares ingresan en la mañana, con salida progresiva entre 2:00 p. m. y 4:00 p. m.; 6 auxiliares tienen jornada aproximada de 10:00 a. m. a 6:00 p. m.
Oportunidad
Al registrar futuras novedades debería conservarse fecha, hora, jornada, vehículo, producto y etapa del proceso.
Recomendación
Conservar el contexto temporal y operacional de cada novedad para su análisis posterior.
Beneficio esperado
Permitir evaluar posteriormente si existen concentraciones de diferencias en determinadas condiciones operacionales.
Situación identificada
Durante la visita no se validó si la empresa cuenta actualmente con una herramienta que consolide reclamaciones, faltantes, sobrantes y diferencias para análisis gerencial.
Recomendación
Responder qué producto presenta diferencias y cuánto representa.
Determinar cuándo ocurrió y en qué etapa fue detectado.
Relacionar vehículo, cliente y personas que participaron.
Medir con qué frecuencia se repite.
Beneficio esperado
Tomar decisiones basadas en información consolidada y comparable.

Oportunidad complementaria: cultura de cumplimiento

La Gerencia informó que actualmente conductores y auxiliares no cuentan con un beneficio específico asociado al cumplimiento operacional.

No se recomienda pagar por no tener reclamos. Un incentivo basado únicamente en la ausencia de novedades podría generar el efecto contrario e incentivar el ocultamiento de problemas.

Un futuro programa de reconocimiento debería combinar

Documentación completa
Reporte oportuno de novedades
Seguridad
Cuidado de mercancía
Calidad de entrega
Cumplimiento del proceso
Servicio al cliente

El objetivo debe ser premiar el cumplimiento correcto del proceso, no la ausencia artificial de incidentes.

Medición sugerida

Indicadores que convendría comenzar a medir

Pérdidas y diferencias

Diferencias detectadas
Valor económico
Referencias con incidencia
Reclamaciones
Ajustes de inventario

Operación

Tiempo de alistamiento
Tiempo de cargue
Despachos realizados
Pedidos bloqueados preventivamente
Conteos cíclicos con diferencia

Trazabilidad

Diferencias por vehículo
Diferencias por ruta
Diferencias por cliente
Diferencias por alistador
Diferencias por verificador
Diferencias por jornada
Etapa donde se detectó la novedad

Estos indicadores son sugeridos y deberán ajustarse a la información disponible y a las prioridades de la Gerencia.

Última barrera

Replanteamiento del control de salida

No se recomienda utilizar la portería como punto de reconteo de cientos o miles de unidades después de que la mercancía ya ha sido cargada.

La función más eficiente de la última barrera consiste en confirmar que el vehículo que pretende salir corresponde a un despacho previamente verificado y liberado.

Confirmaciones de salida

Placa
Conductor
Pedido
Autorización
Estado de liberación
Sello de caja o contenedor de productos sensibles, cuando se implemente.

DESPACHO 004893

LIBERADO

Autorizar salida

DESPACHO 004894

NO LIBERADO

Detener y validar

Modelo operacional recomendado

Cadena completa del despacho

Secuencia propuesta desde la recepción del pedido hasta el cierre del despacho, con un punto de bloqueo cuando aparece una diferencia.

Pedido recibido
Orden de despacho
Asignación de responsables / vehículo
Alistamiento
Verificación

El momento exacto de facturación y su relación con este flujo deberá validarse posteriormente en Siigo.

Si existe diferencia
BLOQUEAR / CORREGIR / DOCUMENTAR

Si coincide
CONTINUAR

Liberación
Asignación de punto de cargue
Cargue
Transferencia de custodia al conductor
Control de salida
Transporte
Entrega al cliente
Confirmación o registro de novedad
Cierre del despacho

Operación actual / identificada vs. Modelo recomendado

Operación actual / identificada	Modelo recomendado
El mismo equipo puede intervenir en alistamiento, cargue y transporte	Separación funcional y verificación independiente
Inventario físico mensual	Inventario general + conteos cíclicos por riesgo
Referencias principalmente por nombre/descripción	Identificación interna estandarizada
Ubicación variable según disponibilidad	Ubicación dinámica con registro
Planilla firmada por conductor	Cadena de responsables por etapa
Sin registro visual específico por despacho	Expediente de evidencias asociado al pedido
Cámaras principalmente perimetrales	CCTV enfocado también en puntos de transferencia
GPS disponible	GPS aprovechado como evidencia complementaria
Cuarto de chapas con puerta abierta durante la operación	Entrega desde zona restringida
Corredores con usos mixtos	Zonas y flujos físicamente diferenciados

Sin implementación tecnológica

Plan de mejora operacional

Las recomendaciones pueden implementarse progresivamente, priorizando primero los controles de mayor impacto y posteriormente consolidando organización, medición y estandarización.

Fase 1

Contención

Restringir acceso al cuarto de chapas/cerraduras
Instalar o proyectar ventanilla de entrega
Separar alistamiento y verificación
Definir responsables
Ampliar remisión
Estructurar reclamaciones
Iniciar conteos de referencias críticas
Delimitar zonas restringidas

Fase 2

Organización

Codificar referencias
Identificar ubicaciones
Definir zona de recepción
Establecer predespacho para productos manipulables
Definir y señalizar puntos controlados de cargue
Separar parqueadero de motos
Definir área de descanso
Definir circulación peatonal
Revisar cobertura de cámaras

Fase 3

Control

Implementar conteos cíclicos
Registrar incidentes
Comenzar indicadores
Documentar devoluciones
Validar permisos de ajustes de inventario
Analizar posibilidades del GPS
Formalizar transferencia de custodia

Fase 4

Consolidación

Comparar diferencias
Analizar reclamaciones
Medir productividad
Revisar patrones
Ajustar procedimientos
Definir qué procesos conviene digitalizar

Muchas de estas acciones pueden implementarse sin adquirir una solución tecnológica.

Qué no se recomienda como primera inversión

La prioridad debe ser fortalecer el proceso y usar mejor los recursos existentes antes de añadir controles costosos o tardíos.

Vigilante contando mercancía a la salida

No escala con grandes cantidades y llega demasiado tarde dentro del proceso.

Una cámara para cada referencia

La mercancía cambia de ubicación; resulta más eficiente vigilar puntos de transferencia.

Báscula camionera como control principal

La empresa compra y vende por unidad y los vehículos pueden llevar múltiples referencias. Un peso total correcto no garantiza una composición correcta del pedido.

El pesaje podría evaluarse posteriormente como control complementario, no como sustituto del conteo por referencia.

RFID desde el inicio

Para aproximadamente 300 referencias, es preferible comenzar con codificación interna, QR o códigos de barras antes de asumir una infraestructura más costosa.

La prioridad debe ser corregir el proceso antes de añadir tecnología compleja.

Solución tecnológica opcional

STCD — Sistema de Trazabilidad y Control de Despachos

Las recomendaciones anteriores pueden implementarse independientemente de la contratación de un software. El STCD sería una herramienta opcional para digitalizar, automatizar y conectar los controles anteriormente propuestos.

Relación con el sistema actual

SIIGO

Facturación · Inventario administrativo

La información adicional disponible para integración —clientes, productos, pedidos u otros documentos— deberá validarse durante el levantamiento técnico.

STCD

Operación física · Responsables · Evidencias · Trazabilidad · Despachos · Verificación · Entrega · Auditoría · Indicadores

El STCD no busca reemplazar Siigo.

Seis bloques funcionales

Recepción e inventario

• Recepción
• Catálogo
• Ubicaciones
• Conteos cíclicos

Preparación de pedidos

• Pedidos
• Alistamiento
• Chapas/cerraduras
• Predespacho

Control de despacho

• Verificación
• Conteo ciego
• Zonas / puntos de cargue
• Cargue
• Registro de movimiento con puente grúa

Transporte y entrega

• Vehículos
• Conductores
• Vehículos externos
• Transferencia de custodia
• Entrega

Novedades y evidencia

• Fotografías
• Reclamaciones
• Incidentes
• Auditoría

Gerencia y análisis

• Dashboard
• Indicadores
• Alertas
• Análisis de patrones

Roles

Usuarios del sistema

Cada rol accede únicamente a la información y a las acciones que le corresponden.

Gerencia
Consulta indicadores, alertas y expedientes de despacho.
Coordinación de planta
Asigna pedidos, puntos de cargue y responsables por etapa.
Alistadores
Registran la preparación de cada pedido.
Verificadores
Confirman cantidades y referencias de forma independiente.
Custodio de chapas
Registra cada entrega desde el cuarto restringido.
Operadores de puente grúa
Pueden realizar una confirmación simplificada de los movimientos de cargue asociados a un despacho, si este procedimiento resulta viable operacionalmente.
Conductores
Aceptan formalmente la custodia del despacho y registran el resultado de la entrega.
Portería
Valida placa, pedido y estado de liberación en la salida.
Administrador
Gestiona usuarios, permisos y parámetros del sistema.

Controles digitalizados

Verificación, control especial y custodia

Conteo ciego · demostración

Pedido · referencia MET-018

El verificador inicialmente no ve la cantidad esperada. Registra únicamente lo que encuentra físicamente.

Cantidad esperada: oculta

Cantidad encontrada: 82

Ejemplo demostrativo. No corresponde a información real de JV Hierros y Estructuras.

Control de chapas y cerraduras

Entrega registrada desde el cuarto restringido

Pedido
Solicitud al custodio
Entrega
Confirmación
Predespacho
Verificación
Cargue

Cada entrega queda asociada a:

Pedido
Referencia
Cantidad
Custodio
Persona que recibe
Fecha y hora

Pantalla conceptual de puntos de cargue

Zona de cargue 1

Cargando

ABC123 · Pedido 004829 · Ferretería ABC

Zona de cargue 2

Pendiente de verificación

DEF456 · Pedido 004830 · Ferretería XYZ

Recepción

Descargando

Proveedor Metales XYZ

Datos ilustrativos. No corresponden a información real de la operación.

Expediente digital de despachoEJEMPLO DEMOSTRATIVO · #004981

Cliente: Ferretería ABC

Vehículo: ABC123

Conductor: ____________

Alistador: ____________

Verificador: ____________

Punto de cargue: Zona de cargue 1

Pestaña seleccionada: Pedido — cada pestaña conserva los registros, responsables y evidencias de esa etapa del despacho.

Custodia y transporte

Transferencia de custodia, vehículos externos y entrega

Transferencia de custodia

Antes de salir, el conductor confirma que recibe la mercancía correspondiente al despacho previamente verificado.

1Bodega
2Transferencia de custodia
3Conductor
4Cliente

La transferencia registra el cambio de custodia entre etapas. No traslada automáticamente al conductor la responsabilidad por cualquier diferencia ni está diseñada para acusar a trabajadores.

Vehículos externos

También pueden registrarse:

Cliente
Conductor
Placa
Hora de ingreso
Pedido
Punto de cargue
Hora de salida
Aceptación de mercancía

El registro debe documentar claramente el momento en que el conductor del vehículo externo recibe el despacho previamente cargado y verificado.

Esto permite establecer hasta qué punto del proceso JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S. mantuvo control físico directo sobre la mercancía, sin prejuzgar responsabilidades posteriores.

Entrega al clienteMóvil

Pedido 004829

Entrega completa

Reportar novedad

Si hay novedad

Referencia
Cantidad
Tipo
Observación
Fotografía
Firma

Función crítica

Bitácora de auditoría

Ningún cambio crítico debería eliminar el valor anterior. Debe quedar historial de quién modificó qué, cuándo y por qué.

Registro de modificaciónAuditoría

Cantidad anterior50
Cantidad nueva45
UsuarioCoordinación
MotivoCorrección documentada
AutorizaciónGerencia
Fecha y horaDD/MM/AAAA · HH:MM

Ejemplo demostrativo.

QR y códigos de barras

Pueden utilizarse códigos QR para ubicaciones, pedidos, zonas o puntos de cargue, productos y paquetes. No se propone RFID como requisito inicial. Ubicaciones Pedidos Zonas / puntos de cargue Productos Paquetes

Integraciones futuras

Siigo · GPS · CCTV · Lectores QR / código de barras.

La viabilidad de cada integración deberá verificarse técnicamente según los sistemas y dispositivos instalados.

Dashboard gerencial conceptual

Indicadores y alertas del sistema

Visualización conceptual para seguimiento gerencial.

Datos demostrativos — No corresponden a información real de la empresa

Despachos

Despachos con novedad

Pedidos bloqueados preventivamente

Unidades en diferencias

8 unidades

Referencia con mayor incidencia

CHA-018

Incidencias por referencia

CHA-0188
CER-0045
MET-0314
MET-0183
CHA-0022

Vistas equivalentes por vehículo, por etapa, por evolución de diferencias y por reclamaciones.

Ejemplos de alertas automáticas

La referencia CHA-018 registra un número de diferencias superior al promedio.
Varias reclamaciones recientes comparten el mismo vehículo.
Se detectó un número elevado de ajustes manuales para una referencia.

Las alertas identifican patrones que requieren revisión. No determinan automáticamente responsabilidad individual.

Etapas del proyecto tecnológico

Implementación por fases

La implementación se plantea de forma progresiva, permitiendo diseñar, probar y ajustar la herramienta antes de extenderla a toda la operación.

Fase 1
Levantamiento funcional y técnico
Fase 2
Diseño de experiencia y prototipo
Fase 3
Desarrollo del núcleo del sistema
Fase 4
Integraciones requeridas
Fase 5
Pruebas internas
Fase 6
Piloto en operación real
Fase 7
Ajustes y puesta en producción

Estrategia de implementación

No se recomienda activar toda la solución simultáneamente. Se propone iniciar con un piloto controlado.

Un punto de cargue
Algunas referencias
Determinados trabajadores
Determinados vehículos

Evaluación del piloto

Facilidad de uso
Tiempos
Errores
Cumplimiento
Diferencias

Los resultados del piloto permiten realizar ajustes antes de extender progresivamente la solución al resto de la operación.

Segunda etapa

Información para una segunda etapa

Operación

Promedio de despachos diarios
Referencias promedio por vehículo
Cantidad de clientes atendidos por cada ruta
Si las tripulaciones permanecen fijas o cambian
Horarios de mayor concentración de despachos

Producto e inventario

Presentación estándar de paquetes de metales
Cantidad por paquete
Códigos existentes
Códigos de barras de fabricante en chapas/cerraduras
Procedimiento exacto de recepción
Devoluciones
Mercancía averiada
Sobrantes
Quién puede realizar ajustes de inventario

Siigo

Cómo ingresa originalmente el pedido
Momento exacto de facturación
Documento utilizado para liberar despacho
Información que podría integrarse con STCD

Infraestructura

Dimensiones reales de corredores
Tamaño máximo de los vehículos
Radios de giro
Alcance exacto de cada puente grúa
Columnas y obstáculos
Viabilidad de ingreso y salida diferenciados
Cobertura Wi-Fi

Tecnología existente

Plataforma/marca de GPS
Características del CCTV/NVR
Posibilidades de integración
Tiempo de conservación de grabaciones

Impacto económico

Número de reclamaciones
Referencias más afectadas
Valor aproximado de diferencias
Valor aproximado de mercancía reclamada

Estas variables permitirían precisar y dimensionar las recomendaciones, pero no impiden iniciar los controles prioritarios identificados.

Conclusión

Controlar mejor, no controlar más

El análisis preliminar indica que la principal oportunidad de mejora no consiste únicamente en incrementar la vigilancia física, sino en estructurar una cadena operacional donde identificación, custodia, separación de funciones, verificación, evidencia y trazabilidad trabajen de forma conjunta.

Identificación
Saber exactamente qué producto se manipula.
Custodia
Controlar quién accede.
Separación
Evitar que una sola persona controle todas las etapas.
Verificación
Confirmar independientemente cantidades.
Evidencia
Registrar los eventos críticos.
Trazabilidad
Reconstruir todo el recorrido de la mercancía.

JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S. ya dispone de varios recursos sobre los cuales construir este modelo: Siigo, cámaras, vehículos con GPS, puentes grúa, personal operativo y personas con amplia experiencia dentro de la organización.

El objetivo no es controlar más. Es controlar mejor, sin sacrificar productividad.

Una segunda etapa, únicamente si la empresa lo considera conveniente

Las recomendaciones contenidas en este diagnóstico pueden comenzar a implementarse independientemente de la contratación de una solución tecnológica. Si posteriormente JV HIERROS Y ESTRUCTURAS S.A.S. considera conveniente digitalizar estos controles, se podrá realizar un levantamiento funcional y técnico específico para definir el alcance definitivo del Sistema de Trazabilidad y Control de Despachos – STCD y preparar una propuesta técnica y económica independiente.

Solicitar propuesta técnica y económica

Sin compromiso. El alcance se define únicamente después de revisar las necesidades y procesos que la empresa decida digitalizar.

Diagnóstico Preliminar de Control Operacional y Trazabilidad de Mercancías

Siigo

Vehículos propios con GPS

Videovigilancia existente

Puentes grúa

Continuidad administrativa

Detección rápida de reclamaciones

Control de chapas y cerraduras

Separación entre preparación y verificación

Control de entrada y salida

Puntos controlados de cargue

Registrar cada diferencia

Pérdidas y diferencias

Operación

Trazabilidad

Operación actual / identificada vs. Modelo recomendado

Contención

Organización

Control

Consolidación

Vigilante contando mercancía a la salida

Una cámara para cada referencia

Báscula camionera como control principal

RFID desde el inicio

Pedido · referencia MET-018

Entrega registrada desde el cuarto restringido

Transferencia de custodia

Vehículos externos

Estrategia de implementación

Evaluación del piloto

Operación

Producto e inventario

Siigo

Infraestructura

Tecnología existente

Impacto económico